導入事業者様インタビュー

「福祉Moverで送迎業務をデジタル化し効率化。スタッフが本来の
業務に集中できる。」

富士たちばなクリニック
介護老人保健施設 創春館 
淡嶋雅俊 様

群馬県前橋市を中心に、群馬県内にて医療、介護施設を展開する富士たちばなクリニックグループ。その中の一つ、介護老人保健施設 創春館で送迎業務を担当する淡嶋雅俊さんにお話を伺いました。

どのような思いで送迎表作成システムを導入しようと考えましたか。

私たちのデイサービスは定員が60名なんですけども、利用者さんの人数が少しずつですが増えてくるという中で、送迎表の作成に時間がかかってしまうようになっていました。何かいい方法はないかなと思い色々調べてみました。ソーシャルアクション機構さんが福祉Moverというシステムを作り、送迎業務のデジタル化に取り組まれていることを知りました。

送迎業務のデジタル化というところがキーワードですね。

時代が時代なので、弊社としても業務をデジタル化して業務効率を上げていく取り組みをしていきたかったんですが、なかなか上手くいっていませんでした。そこで福祉Moverを導入して送迎業務のスリム化ができないかと検討して、まず実際に稼働していた施設を見学させていただいて、実際に導入することにいたしました。

福祉Moverを導入してその効果はいかがでしたでしょうか。

私たちの事業所はもともとホワイトボードを使って送迎表を作成しており、曜日ごとに月曜から土曜まで作っていました。翌日の送迎計画を完成させるのに2時間位はかかっていました。休みの予定などイレギュラーが生じると他の人をずらしたりとかが必要になってくるので、それくらい時間がかかってしまうんです。福祉Moverを使うようになって、今では、そうですね20~30分くらいで終わります。体感としてだいぶ楽になったというのは感じます。

どういった機能が特に効果を発揮していますか。

日々の送迎計画作成時には先週の送迎のパターンをコピーして利用するという機能が使えます。これを使うことでだいぶスムーズになって、送迎計画作成にかかる時間が短く効率的になりました。あとは新規の方が増えた場合でも、送迎の時間と住んでいる場所の情報から一番効率のいい車両を推薦してくれるシステムがあるので、非常に助かっています。
以前に比べるとだいぶ送迎計画作成にかかる時間が短くなりました。

導入にあたって逆に苦労した点について教えてください。

うちは長いことホワイトボードで送迎表を作成していたので、 福祉Moverを導入した当初はスタッフから「これだと分からない」とか、「タブレットの操作方法が分からない」といった戸惑いの声がありました。ドライバーさんたちもやや年齢も高いこともあるので、そもそもそれまでタブレットに触れた経験がない方も多かったので操作に慣れず、少し戸惑うということもありました。

新しいシステムを導入しようとした際によく耳にする状況ですね。どのようにして突破されたのでしょうか。

新しいことを始めようとすると、どうしても現場からは大なり小なり反発は生まれます。
私たちの場合は、現場の方とよく話をさせてもらって情報交換をして、何が必要で何が足りないかということを突き詰めていって、それをもってソーシャルアクション機構さんに相談させてもらってシステムを改善し、こういうようにやれば改善できるんだなと現場の方に実感してもらうということを繰り返していきました。結果としてそれが良かったんじゃないかと思います。あと、導入するに当たってはもうこれからはデジタルの時代なので、それを理解して前向きに取り組めるスタッフがどれだけいるかにかかっていると思いますね。

なるほど、粘り強くスタッフと向き合ってということですね。操作感についてはどうでしたでしょうか。

実はタブレットの操作に関しては送迎ドライバーはすぐに慣れていました。それぞれのボタンのタッチだけですからね。今では逆にタブレットがないと不安になってしまうという声があるくらいです。そのくらい非常に重宝し、助かっています。それに、こちらからの要望も現場の声ということで聞いていただいて、それをソーシャルアクション機構さんの方で適宜アップデートして改善していただいているので、どんどん使いやすいシステムに変わっていってるので助かります。

施設の利用者様からの声はいかがですか。

施設利用者さんからは、福祉Moverを導入しても特に困っているとか不満の声ということはないないですね。送迎そのものには変わりないですから。

最後に、福祉Moverを導入してみての感想をお願いします。

スタッフから見ても送迎業務にかかる時間が効率的になったので、日々の記録とか、明日の準備とか、掃除とか、そういったデイサービス業務がたくさんあるので、そういうところに時間や人を回せるので助かっています。送迎業務の効率を上げることで、介護施設全体の業務の質を上げられていると感じます。本当に大事なのは利用者のもとに行って触れ合うことですからね。

介護老人保健施設 創春館

住所:〒371-0042 群馬県前橋市日輪寺町342-1
TEL:027-230-8282
URL:https://www.sousyunkan.or.jp/

「福祉Moverは大規模デイサービスに最適な送迎作成システム」

優仁ウエルネス株式会社
デイサービスひなた
梅津祐実 様

大阪堺市にある「ひなた」は、西日本最大級の機能訓練特化型大規模デイサービスセンターです。1日に200人にも及ぶ利用者の送迎業務を支えているのが福祉Mover。その実際を伺いました。

福祉Moverを導入するに至ったきっかけと経緯を教えてください。

もともと送迎を作るシステムを持っておらず、Excelを使ったアナログな状態で送迎計画を作成していました。デイサービスの利用者が増えるにつれて、このままではもう人の手で作るには限界だろうと予測していました。その時期にはすでに世の中に送迎のシステムが色々と出ていたので、実際にいろんなメーカーのソフトを調べました。使いやすいものが見つかれば、今後も長く使っていくことになりますからデモもしながら丁寧に検討していたのですが、私たちの期待する動作をしてくれるソフトには出会えませんでした。そうした中で、弊社のスタッフが別件でたまたま伺った施設が福祉Moverを導入していて、「使いやすそうだよ」というような話を持って帰ってきたので、その後連絡をとってすぐに見学に行かせてもらったんですね。そこから今に至るという現状です。

意外ときっかけは偶然なんですね。

そうですね。それがもう3年前ですね。実際にはそこに行き着くまでに1年半かかってます。色んなメーカーを調べて話聞いてみて触って、ということを繰り返して。

そうした中で福祉Moverのどういったところに惹かれたのでしょうか。

使い勝手が良いというところですね。コンピューターのシステムなので何が一番重要かっていうのはそれぞれの事業者によって違うと思いますけど、うちの場合はバックアップが常時取れるというところと、複数のパソコンが同時に動かせるというところがこっちとしては希望していた通りの仕組みだったというところです。

確かに全国いろいろな事業者に伺っていますが、それぞれに重視しているところは違いますね。それだけ送迎計画の作成が大変な作業だと感じます。アナログ作成時代は送迎計画作成にどのくらい時間がかかっていましたか。

弊社は一日に来所される人数が多いので、紙ベースで丸一日ゆうにかかってましたね。今振り返ると考えたくもないような・・・(笑)だから弊社のような大規模デイサービスの場合にはデジタルのシステムありきだと思います。

すごい人数ですね。実際に福祉Moverを動かしてみて、操作性はいかがでしたでしょうか。

簡単ですよ。今、若い子はほとんど当たり前ですけど、みんなスマホじゃないですか。そのアプリに触れる能力があれば、タブレットであればただそれが大きくなったということですからね。ちょっとしたパソコンのWord、Excelみたいな基本ができたら十分触れますし、間違ってもすぐに戻るんで、簡単は簡単です。

ありがとうございます。送迎ドライバーの中には比較的年齢が上の方もいらっしゃると思いますがいかがでしたでしょうか。

送迎ドライバーは当初常時20人近くいた中で半分くらいは年齢層の高い方だったんですけど、やっぱりちょっと拒否はありましたね。ようするにスマホを持っていない、ガラケーのドライバーが実際に使ってもらう前から「こんなの動かせないだろ」という思い込みがあって。逆に比較的私らと同年代から下の人は前向きに考えてくれました。そこのギャップは確かにありましたね。

なるほど。これも多くのところで聞かれるハードルですね。どのようにしてそれを乗り越えられましたでしょうか。

もう工夫というよりも、新たな取組みなのでみんなを集めて机上で講習会を繰り返しました。こっちのパソコンでこういうような操作を事務所ですると、現場の車のタブレットはこういうように動くよ、と。あとはもう慣れしかないんで。やっぱり理屈だけじゃだめで、見て触らないと。TVゲームもしない年代ですから。あとはもう「会社がデジタル化するという方針を出した。協力してくれないか。」ということで。ただ、すぐに操作は覚えていましたね(笑)70歳近くのベテランドライバーの人でもすぐに操作することができたということが非常に使いやすいという表れですよね。

それは心強いですね。ありがとうございます。これまではアナログで送迎計画を作成されていたということでしたが、デジタル化してみてどういった違いを感じますか。

紙やExcelで作成する場合は、利用者のことを100%覚えていないとできない部分があるんです。例えば利用者の中には麻痺がある方もおられるので、それを頭の中で描きながら考慮した計画を作成しなくちゃいけない。なので、その作業ができる人が限られてしまう。逆に、福祉Moverだと条件を入力したり備考欄に申し送り事項を入れておけるので、利用者のすべてを覚えなくてもある程度の認識があれば作成できるんですね。もちろんすべてをコンピューターまかせにするんじゃなくて、最終的なチェックや調整は人間がやるべきだと思います。福祉Moverはそのバランスが良いんですね。

優仁ウエルネス株式会社
デイサービスひなた

住所:〒599-8276 大阪府堺市中区小阪284
TEL:072-279-2109
URL:https://hinata4165.co.jp

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